يعين كل قسم علمي في بداية قيد الطالب للدرجة العلمية مرشداً اكاديمياً لكل طالب من بين أعضاء هيئة التدريس داخل القسم على أن يراعي توزيع أعباء الارشاد الأكاديمي على أعضاء هيئة التدريس بالقسم، ويتولى مهام الارشاد الأكاديمي للطالب
فيما قبل تسجيل الرسالة في حين يتولى المشرف الرئيسي على الرسالة مهام المرشد الأكاديمي للطلاب المسجلين لموضوع رسالة الماجستير أو الدكتوراه بمجرد التسجيل.